10 Tips untuk Menulis Lebih Baik Donor Terima Kasih Surat

by Joanne Fritz

Anda tidak boleh mengatakan terima kasih terlalu atau terlalu kerap

Mengucapkan terima kasih kepada penderma yang mengakhiri satu transaksi tetapi membina jambatan untuk sokongan masa depan dan penglibatan yang lebih mendalam. Lakukan dengan baik, dan anda dalam perjalanan ke kejayaan penggalangan dana masa depan.

Berikut adalah sepuluh tip untuk membuat surat terima kasih yang betul.

01 - Dapatkannya dengan pantas

Empat puluh lapan jam merupakan pemulihan yang ideal untuk surat terima kasih. Jika itu mustahil, matlamat tidak melebihi seminggu. Anda mahu penderma ingat bahawa dia membuat sumbangan itu supaya ucapan terima kasih menguatkan tindakannya dan memberikannya hadiah.

Mendapat surat di sana dengan cepat akan menjadikan nama amal anda tetap dalam minda penderma, meyakinkan dia bahawa anda menerima sumbangan itu, dan menarik perhatiannya dengan kecekapan dan keprihatinan anda.

Bahkan penderma online mesti menerima surat terima kasih yang dikirimkan , tetapi itu mahal, dan banyak organisasi nonprofit bergerak ke dalam talian sebanyak mungkin. Dalam hal ini, pastikan donor dalam talian anda tidak menerima resit yang diemail. Luangkan masa untuk memperibadikan terima kasih yang diemail dan bertukar menjadi sesuatu yang tidak dapat dilupakan

Berikan amalan terbaik untuk menghantar e - mel terima kasih . Dalam kotak e-mel penuh, surat ucapan terima kasih anda tidak dapat disedari, jadi perhatikan garis subjeknya dan pastikan garis "dari" jelas mengenal pasti organisasi anda.

Terdapat banyak halangan untuk berterima kasih kepada penderma melalui e-mel yang mungkin anda terlupa. Ia harus keluar dari folder SPAM , menangkap perhatian penderma, dan menariknya ke dalam pembukaan mesej. Jangan biarkan kemudahan dan kos rendah e-mel membutakan anda kepada kekurangannya.

02 - Buatlah peribadi

Peribadikan huruf terima kasih anda dengan nama penderma (double cek ejaan dan jangan panggil Pak Cik), dan tulis terus kepada individu. Nama-nama pertama adalah kuat.

Apa yang berfungsi untuk surat pengumpulan dana juga berfungsi untuk surat terima kasih. Sebagai contoh, gunakan kata ganti peribadi , seperti "anda," "kami," dan "I."

Sertakan maklumat mengenai penderma, seperti berapa lama mereka telah menjadi penderma, atau anda menikmati melihatnya pada acara terakhir. Mungkin penderma telah menerima anugerah atau mendapat promosi. Jangan ragu untuk menambah sesuatu mengenainya ke surat anda.

Sistem rekod penderma yang baik akan menjadi sahabat anda ketika datang ke tahap keperibadian ini. Kebanyakan sistem, walaupun kos rendah, mempunyai keupayaan untuk menangkap maklumat semasa mengenai penderma anda.

Bilakah mereka berikan terakhir? Adakah mereka telah membuat keputusan? Bilakah kali terakhir penderma mempunyai hubungan dengan organisasi anda dan apakah sifat interaksi itu?

Jika ini adalah penderma kali pertama, hantar pakej selamat datang, dan ajak penderma untuk melanggan surat berita dan pengumuman.

Jika berterima kasih kepada penderma yang lama, pertimbangkan nota tulisan tangan daripada surat rasmi, atau cara kreatif lain untuk mengucapkan terima kasih .

03 - Sambungkannya dengan tema kempen

Selaras ucapan terima kasih dengan rayuan atau kempen yang membawa masuk derma.

Buat template untuk surat terima kasih apabila anda menulis bahan pengumpulan dana anda. Fikirkannya sebagai sebahagian daripada pakej kempen anda. Sekiranya sumbangan itu adalah tindak balas kepada beberapa rangsangan lain ... mungkin satu peristiwa yang anda buat ... menyentuh surat itu kepada peristiwa itu.

Datang kembali bulatan penuh kepada rayuan itu meningkatkan keterlaluan nama organisasi anda dalam fikiran penderma. Ia juga memberi jaminan kepada penderma.

Sekiranya derma adalah tindak balas kepada rayuan e-mel tertentu, lakukan mengembangkan halaman pendaratan pasca-derma di laman web anda khusus bagi penderma tersebut.

Generik keluar. Keistimewaan kepada apa yang dilihat oleh penderma yang dipaksa untuk diberikan kepadanya adalah suatu keharusan. Sebagai contoh, jika penderma didermakan untuk membantu mangsa gempa bumi, pastikan terima kasih anda merujuk kepada keadaan itu.

04 - Menggunakan cerita untuk menyambung penderma kepada hasil

Bantu penderma memvisualisasikan bagaimana wang mereka dibelanjakan Cara terbaik untuk melakukan itu ialah menceritakan kisah tentang orang tertentu yang dibantu oleh derma. Cerita ini tidak perlu lama. Hanya beberapa ayat dan menggunakan nama seseorang boleh cukup untuk membangkitkan empati di penderma.

Buat penderma anda wira cerita-cerita itu. Dia membuat cerita itu mungkin. Simpan inventori cerita mengenai perkara-perkara baik yang dilakukan oleh amal anda. kemudian buat salinan salin dengan menggunakan kisah-kisah tersebut dan jatuhkan mereka ke dalam surat ucapan terima kasih yang sesuai.

Menukar cerita sering kali akan menyimpan surat anda segar dan memudahkan untuk menghantar banyak surat tanpa perlu membuat mereka benar-benar baru.

Walaupun anda melayani orang yang berada dalam situasi yang sensitif dan anda perlu melindungi identiti mereka, ada cara untuk menceritakan kisah mereka tanpa mengorbankan privasi mereka.

05 - Mempunyai orang yang sebenar menandatangani surat anda

Elakkan tandatangan digital melainkan anda menghantar ribuan surat pada satu masa. Walau bagaimanapun, surat rizab yang pergi kepada penderma memberikan sumbangan penting untuk pengarah eksekutif anda, presiden lembaga, atau pengerusi penggalangan dana sukarelawan untuk menandatangani. Gunakan setem kelas pertama untuk huruf ini.

06 - Tambah nota peribadi dan tulisan tangan

Jika sesuai, minta Pengarah Eksekutif atau Presiden Lembaga untuk menambah nota peribadi kepada surat tersebut. Penderma jangka panjang yang mungkin tahu ahli ED atau ahli lembaga anda mendapati ini amat menggembirakan.

Menyebut satu peristiwa baru-baru ini bahawa penderma yang hadir akan mengingatkan penderma pengalaman yang menyenangkan dan menambah keaslian pada nota. Pertimbangkan untuk mempunyai parti penulisan nota dengan sukarelawan yang boleh menulis nota pada surat atau melampirkan nota pos dengan mesej tulisan tangan.

07 - Masukkan sampul balasan

Saya tidak mengesyorkan meminta derma lain dalam surat terima kasih. Secara jujur, itu menjadikan orang lebih banyak daripada yang anda fikirkan. Walau bagaimanapun, hanya termasuk sampul balasan yang mungkin mengingatkan penderma bahawa sumbangan masa depan adalah dialu-alukan.

Ramai penderma menyimpan sampul surat ini dan menggunakannya untuk hadiah kemudian ... atau seketika. Andrew Olsen Fundamental Fundraising bersemangat tentang termasuk surat sampul balas dalam ucapan terima kasih. Beliau telah menemui amal yang menggunakan taktik ini untuk penderma baru mempunyai "kadar penukaran hadiah 2 yang mana saja dari 8% -12% lebih tinggi daripada organisasi yang tidak termasuk mereka."

08 - Gunakan surat itu sebagai resit cukai

Penderma anda terima kasih juga boleh menjadi resit. Anda mesti memberikan resit setiap tahun untuk tujuan cukai jika penderma memberikan $ 250 atau lebih , dan anda boleh memasukkan pendedahan tersebut dengan surat ini.

Terima kasih surat hari ini biasanya termasuk pendedahan yang tepat setiap kali pemberi donasi memberikan, sama ada dalam talian, melalui cek atau melalui pemberian bulanan .

Amalan yang baik juga memberikan ringkasan pemberian untuk tahun pada awal tahun depan, pada masa penderma biasanya menyiapkan pulangan cukai mereka. Hanya ingat bahawa resit bukan terima kasih . Resit tersebut hendaklah menjadi sebahagian kecil daripada surat itu.

09 - Jemput penglibatan lebih lanjut

Ia sentiasa baik untuk memasukkan jemputan untuk melawat agensi anda dan melihat kerja anda secara langsung.

Di dunia hari ini di mana anda mungkin meminta derma daripada orang di seluruh dunia, penglibatan dapat dicapai melalui media sosial . Galakkan penderma anda untuk mengikuti organisasi anda di Facebook dan Twitter atau mana - mana rangkaian sosial lain yang anda menyertai.

Oleh kerana tidak ada hiperpautan dalam surat yang dihantar, berikan alamat laman web anda dan kemudian pastikan butang media sosial anda mudah dicari.

Termasuk jemputan yang eksplisit untuk melawat tapak web dan klik pada butang tersebut dan untuk mendaftar untuk surat berita e-mel atau komunikasi lain. Ikon media sosial adalah beberapa elemen yang paling penting di laman sesawang amal anda.

10 - Tambah mesej dan berikan maklumat hubungan

Kita semua skimmer. Itulah sebabnya kebanyakan kita membaca bahagian atas surat dan kemudian melangkau ke PS Kemudian kita boleh kembali dan membaca seluruh surat. Pemasar mel langsung tahu semua mengenai PS dan sentiasa memasukkannya. Kadang-kadang mereka mempunyai lebih daripada satu.

Untuk surat PS terima kasih, anda mungkin mahu merujuk kembali kepada kisah yang anda berikan ("Michael dan Jane selamat dan gembira kerana anda") atau memasukkan maklumat hubungan penting di sana.

Donor harus mempunyai nama, nombor telefon dan alamat e-mel seseorang di organisasi yang mereka boleh hubungi dengan soalan. Perkhidmatan pelanggan sama pentingnya untuk bukan keuntungan bagi perniagaan, jadi memudahkan penderma mencari orang yang sebenar sekiranya mereka mempunyai masalah.