Mendapatkan Fail Donor Anda Memandangkan
Bilakah anda tahu bila masa itu telah tiba, dan kemudian apa yang anda lakukan? Beberapa profesional bukan keuntungan memberikan jawapan ini apabila saya meminta mereka untuk melengkapkan ayat ini: "Saya tahu sudah tiba masanya untuk mendapatkan sistem pengurusan penderma baru ketika ...."
- Yang kami miliki tidak dapat melaporkan data dengan cara yang kami perlukan.
- Anjing makan kad indeks saya.
- Saya ingin mengetahui bahan-bahan tentang penderma saya, dan ia mengambil jumlah kakitangan yang tidak masuk akal untuk mencari jawapannya.
- "Sistem" yang terakhir ditinggalkan dengan kepala.
- Satu-satunya orang yang mempunyai petunjuk cara menggunakan sistem (pangkalan data Akses lama) telah bersara.
- Komputer sukarelawan terhempas, dan kami kehilangan segalanya.
Adakah sebab-sebab tersebut berbunyi benar untuk bukan keuntungan anda?
Memutuskan bahawa anda memerlukan sistem baru, bagaimanapun, bahagian yang mudah. Terdapat sebuah dunia yang membingungkan maklumat tentang sistem bersaing di luar sana, dan tidak ada cara mudah untuk meletakkan semuanya bersama-sama.
Saya beralih kepada "Laporan Pengguna" teknologi bukan keuntungan untuk mencari jawapannya. Idealware adalah bukan keuntungan yang membantu bukan keuntungan yang lain membuat keputusan perisian pintar dengan melakukan penyelidikan yang tidak berat sebelah dan kemudian menterjemahkannya kepada laporan, artikel dan latihan yang mudah difahami.
Andrea Berry, Pengarah Perkongsian dan Pembelajaran di Idealware, mencadangkan langkah-langkah ini untuk memilih sistem pengurusan penderma baru.
Perhatikan jika anda benar-benar memerlukan sistem baru.
Berry berkata untuk memulakan dengan menilai mengapa anda tidak menyukai sistem anda. Masalahnya mungkin bukan apa yang anda fikirkan, dan tidak mudah untuk menukar perisian. Ia memerlukan masa, tenaga, dan wang.
Berry berkata, "Tiada sistem peluru perak di luar sana, jadi pastikan bahawa sistem anda sekarang tidak mencukupi.
Sebagai contoh, anda mungkin perlu mengetahui lebih lanjut mengenai sistem yang anda miliki, daripada beralih sepenuhnya ke sistem baru. "
Tunggu masa untuk menentukan masalahnya. Bolehkah ia menjadi salah satu daripada berikut?
- Anda memerlukan lebih banyak latihan. Mungkin sistem semasa anda mempunyai ciri-ciri yang anda tidak faham atau tahu bagaimana untuk menggunakannya. Tanya vendor anda jika terdapat pilihan latihan, seperti video atau sumber dalam talian, yang boleh anda akses.
- Anda memerlukan lebih banyak sokongan. Apakah pilihan sokongan untuk sistem semasa anda? Adakah terdapat sokongan dan sokongan yang berpatutan? Adakah vendor memahami masalah anda dan cuba membantu, atau adakah mereka bercakap dengan anda? Adakah mereka mempunyai penyelesaian untuk masalah tertentu anda?
- Anda tidak memahami semua keupayaan sistem semasa anda. Adakah anda benar-benar tahu bahawa ia tidak melakukan apa yang anda mahu? Adakah terdapat dokumentasi yang tersedia? Sesetengah vendor bekerja keras untuk memberikan lebih banyak bantuan seperti video, forum di mana anda boleh bertanya soalan, dan kesusasteraan yang ditulis untuk bukan pakar.
- Sistem anda terlalu lemah atau terlalu kuat. Menyusun sistem kepada proses anda dan belanjawan anda adalah langkah penting.
- Sistem anda terlalu mahal. Adakah anda membayar lebih banyak fungsi daripada yang anda perlukan? Berry berkata, "Apabila bercakap dengan vendor, ingatlah bahawa ini adalah jualan ... sifatnya adalah 'up-sell.' Memahami keperluan anda akan membantu anda tidak terganggu oleh 'sindrom objek berkilat.' "
- Sistem anda sudah lapuk. Mungkin sistem anda tiada ciri baru. Perlu diingat, ia perlu dikemas kini dengan kerap sama ada secara automatik atau dengan diri sendiri atau vendor anda. Hanya sedar bagaimana sistem anda dapat dikemas kini.
- Sistem anda tidak lagi disokong oleh vendor. Berry mengatakan ini tidak biasa tetapi berlaku, terutama jika vendor kecil dibeli oleh yang lebih besar.
Idealware menyediakan buku kerja, Panduan Pengguna untuk Sistem Pengurusan Donor Kos Rendah yang akan membantu membimbing anda melalui proses penilaian diri ini.
Kenal pasti satu pasukan pemangku kepentingan.
Jadi, anda telah memutuskan untuk bertukar. Apa yang seterusnya?
Berry berkata, "Apa yang kita lihat sepanjang masa adalah pengarah pembangunan memutuskan untuk mendapatkan sistem baru tetapi tidak berunding dengan jabatan pemasaran, atau pengarah eksekutif, atau penyelaras sukarelawan , yang semuanya akan menggunakan sistem itu."
Adalah idea yang baik untuk berunding dengan semua orang yang akan menggunakan sistem ini. Apabila anda mencadangkan ciri-ciri yang anda perlukan, biarkan semua orang mengatakannya. Pastikan semua orang yang akan menggunakan atau terpengaruh oleh sistem diwakili. Seseorang di jabatan hadiah utama pastinya akan hadir sebagai seorang individu yang mengetuai usaha penggalangan dana.
Memahami proses semasa anda.
Buat senarai terperinci proses penggalangan dana anda, piawaiannya, dan menilai semua yang anda lakukan dengan pangkalan data anda. Tanya organisasi anda:
- Mengapa kita melakukannya dengan cara ini?
- Adakah kita perlu terus melakukan perkara itu?
Berry berkata, "Standardisasi memberi anda kelonggaran dalam memilih sistem ... sistem yang kurang mahal tidak mampu melonggarkan fleksibiliti yang lebih besar sehingga semakin 'aneh', lebih baik. Cari amalan terbaik dalam bidang dan elakkan prosedur unik."
Menghapuskan kelebihan sebelum anda melabur. Berapa kali anda memasukkan alamat, contohnya? Jangan bawa taktik aneh yang telah berkembang selama bertahun-tahun dan sebaliknya fokus kepada apa yang diperlukan oleh organisasi anda sekarang.
Sebagai contoh, anda perlu menetapkan piawaian untuk kemasukan nombor telefon. Adakah anda akan merakam nombor sebagai (555) 555-5555 atau 555-555-5555? Ini semua butiran penting untuk difikirkan.
Prioritkan keinginan senarai-senarai anda .
Dapatkan semua orang yang akan menggunakan sistem atau siapa yang akan mendapat laporan daripadanya. Brainstorm semua yang anda inginkan, dan kemudian pangkat ciri-ciri ini. Tentukan apa yang anda perlukan, tanpa sistem ini sia-sia. Melakukannya terlebih dahulu akan menghalang anda daripada pergi ke tahap kerumitan yang boleh merosakkan bajet anda.
Berry mencadangkan membuat senarai tiga peringkat:
- Apa yang anda perlukan atau sistem tidak berguna?
- Apa yang akan menjadi baik tetapi bukan pemecah perjanjian?
- Apa yang anda mahu jika wang tidak ada pilihan?
Ciri-ciri popular sering termasuk:
- Penjejakan penglibatan Donor
- Medan dan nota tersuai
- Penanaman Donor
- Keupayaan penjadualan
- Laporan tentang trend popular
- Pengurusan keahlian
Bonus: Lihatlah Panduan Salsa untuk CRM untuk menentukan ciri yang sesuai untuk organisasi anda.
Adakah penyelidikan anda.
Gunakan Idealware. Mereka telah melakukan penyelidikan yang diperlukan untuk anda. Laporan Idealware telah menyempitkan bidang, memilih sistem yang berdedikasi sistem pengurusan penderma, dan kemudian mengeluarkan sepuluh sistem teratas dan menyediakan senarai ciri.
Lihat Panduan Pengguna untuk Sistem Pengurusan Donor Kos Rendah.
Menggunakan laporan ini, buat senarai pendek tiga atau empat sistem yang berdaya maju.
Jadualkan demonstrasi vendor.
Sesetengah vendor akan datang kepada anda, atau anda boleh pergi ke mereka. Tetapi banyak demo disiarkan dalam talian dengan bantuan alat perkongsian web. Kadang-kadang anda juga boleh memuat turun versi percubaan.
Pastikan anda menggunakan contoh sebenar untuk melihat bagaimana setiap sistem akan berfungsi untuk keperluan anda. Bantuan yang besar adalah Enam Tips Idealware untuk Menavigasi Demo Vendor.
Arahan sistem berdasarkan keinginan anda senarai-permintaan mewah vs inti dan kos yang tinggi vs. harga terjangkau-dan pilih sistem yang tepat untuk anda.
Anda mungkin boleh membeli sistem baru anda dengan kad kredit dalam talian, tetapi sistem yang lebih besar mungkin mempunyai kontrak yang perlu diproses dan ditandatangani.
Berry berkata, "Kadang-kadang anda boleh mula menggunakan sistem baru anda dengan segera, sementara sistem lain perlu disesuaikan. DonorPerfect Online terkenal dengan menyesuaikan sistem sebelum anda memulakan, sementara sistem lain, seperti GiftWorks, mudah digunakan -go Beberapa sistem memerlukan perunding untuk disiapkan. "
Perlu diingat bahawa anda akan menggunakan CRM anda untuk meningkatkan hubungan penderma yang paling banyak, tetapi anda juga boleh menggunakannya untuk meningkatkan strategi penggalangan dana anda juga.
Dan Quirk adalah Pengurus Pemasaran di Salsa Labs, syarikat perisian penggalangan dana utama untuk nonprofit yang berfokus pada pertumbuhan. Tumpuan pemasaran Dan terhadap penciptaan kandungan, pengoptimuman penukaran , dan teknologi pemasaran moden membantu beliau mentadbir pasukan pembangunan bukan keuntungan dalam pengumpulan dana amalan terbaik digital.