Mengeluarkan kad - kad ini kepada pekerja bermakna bahawa mereka boleh melakukan transaksi tertentu bagi pihak perniagaan dan kemudian memindai semua resit kepada ketua pengurus kewangan pada akhir setiap bulan. Sebagai sebuah syarikat, bukannya mengeluarkan pendahuluan tunai kepada setiap pekerja, kad kredit korporat menjadi pilihan terbaik kerana anda tidak akan terlibat dalam kesulitan pemberian tunai.
Walau bagaimanapun, sebelum mengeluarkan kad korporat, anda perlu meletakkan langkah berjaga-jaga. Tanpa berbuat demikian, terdapat kemungkinan untuk beberapa pekerja menyalahgunakan dana perniagaan . Risiko pembelian yang tidak dibenarkan meningkat apabila kad kredit korporat berada di tangan mereka, dan tidak ada langkah perlindungan di tempatnya. Untuk mengawal risiko ini, dasar berikut akan membantu:
Pada Start, Set Expectations
Apabila mengeluarkan kad, adalah dinasihatkan untuk menetapkan dan memaklumkan kepada semua pekerja tentang apa yang diharapkan daripada mereka apabila ia berkaitan dengan penggunaan kad. Anda perlu membuat dasar yang menjelaskan tanggungjawab pemegang kad dengan jelas, jenis perbelanjaan yang perlu digunakan dan jenis dokumen yang perlu diserahkan untuk setiap perbelanjaan.
Ini adalah salah satu perkara utama setiap syarikat perlu diletakkan untuk membendung bagaimana pemegang kad menggunakan kad tersebut. Tanpa melakukan ini, perniagaan anda akan menanggung perbelanjaan tambahan yang tidak pernah dianggarkan yang dalam jangka panjang meningkatkan kos menjalankan perniagaan.
Pastikan Peraturan Kad Diperakui dengan Betul
Seperti yang kita tahu, kebanyakan pekerja tidak mempunyai budaya membaca. Ini bermakna jika anda hanya mencuci kad korporat pekerja dengan cetakan undang-undang yang baik tanpa mengambil kira bagaimana atau apa yang diharapkan dalam penggunaan kad tidak akan membantu kerana ramai di antara mereka boleh menggunakan kad tanpa membaca peraturan.
Untuk mengelakkan senario di atas, adalah baik untuk menganjurkan mesyuarat dengan pekerja dan membawa mereka melalui dasar. Selepas ini dilakukan, adalah baik bagi mereka untuk memahami pemahaman dasar secara bertulis. Ini bermakna bahawa sekiranya seorang pekerja bertentangan dengan dasar polisi, langkah-langkah yang sewajarnya perlu diambil.
Berhati-hati dalam Belanja
Kadangkala kebanyakan pekerja cenderung melanggar peraturan dan akhirnya menghabiskan lebih banyak daripada apa yang digariskan dalam polisi. Dengan ini dalam fikiran anda, adalah baik untuk menyimpan tab tertutup mengenai penggunaan kad kredit perniagaan . Ketua pegawai kewangan perlu memberitahu penyelia di setiap jabatan bahawa mereka akan diberi tanggung jawab mengawasi pekerja dengan kartu di jabatan itu.
Ini akan meminimumkan penyalahgunaan kad di pihak pekerja. Apabila pekerja mengetahui bahawa terdapat perbelanjaan kad pemantauan, mereka akan takut untuk terlibat dalam pembelian yang tidak dibenarkan yang tidak dinyatakan dalam polisi tersebut.
Mempunyai Langkah Perlindungan di Tempat
Wang adalah sumber ekonomi, dan oleh itu ia sangat sukar. Ini bererti apabila pekerja melanggar hak istimewa penggunaan kad mereka, beban itu segera dipindahkan dari mereka ke syarikat. Dengan pemikiran ini, tidak mengapa untuk meletakkan had perbelanjaan pada setiap kad.
Mereka yang berada dalam kedudukan pengurusan boleh diberi had yang lebih tinggi berbanding mereka yang berada di peringkat rendah. Langkah ini bertujuan untuk mengurangkan risiko melakukan transaksi yang tidak dibenarkan. Had had perbelanjaan tidak boleh dilangkau dan harus dinyatakan dalam polisi. Jika mana-mana pekerja melepasi had, jumlah tambahan harus ditolak dari gaji mereka ditambah penalti.
Sentiasa Laksanakan Kajian Tahunan
Program kad kredit syarikat itu perlu dikaji semula tahun demi tahun. Ini kerana sesetengah pekerja mungkin berpindah dari satu jabatan ke jabatan yang lain dan kerana setiap jabatan mempunyai had perbelanjaan tertentu, terdapat keperluan untuk melakukan kajian tahunan program.
Melakukannya juga membolehkan ketua-ketua jabatan mengeluarkan had perbelanjaan baru mengikut tanggungjawab setiap pekerja. Sekiranya pekerja bekerja di jabatan yang tidak lagi memerlukan kad kredit korporat, maka dia boleh dikeluarkan dari program tersebut.
Meningkatkan Kecekapan dengan Melakukan Up Follow Up
Adalah baik bagi anda untuk mempunyai seseorang yang bukan sebahagian daripada syarikat anda atau pemegang kad untuk membuat ringkasan transaksi bagi pihak syarikat dan mengemukakannya kepada anda pada akhir setiap bulan. Tujuan utama orang yang ditetapkan ini adalah untuk menyenaraikan nama pekerja yang tidak memberikan penjelasan tepat pada masanya dan pernyataan mengenai penggunaan kad mereka.
Ini adalah cara mudah untuk anda memantau pekerja yang mematuhi polisi kad dan mana yang tidak. Selepas tempoh masa tertentu, anda mungkin memilih untuk memecahkan cambuk pada pemegang kad kekal yang sentiasa menentang dasar sama ada dengan mengambil kad itu daripada mereka secara sementara atau secara kekal.
Assess the Outliers
Ingatlah, pekerja yang dikeluarkan kad korporat hanya perlu digunakan pada barang-barang tertentu yang berguna kepada syarikat dan tidak boleh digunakan untuk membeli barangan peribadi melainkan dalam keadaan kecemasan. Oleh itu, terdapat keperluan untuk memantau semua perbelanjaan setiap kegunaan pekerja pada kad pada akhir setiap bulan.
Jika satu atau lebih pekerja menggunakan kad tersebut pada item peribadi, penilaian menyeluruh harus dilakukan untuk menentukan sama ada ia disebabkan oleh kecemasan atau tidak. Jika bukan kes kecemasan, maka langkah tatatertib perlu diambil terhadap pemegang kad. Sebaliknya, jika ia disebabkan oleh kecemasan, perbelanjaan yang ditanggung akan ditolak daripada gaji pemegang kad tanpa sebarang tindakan tatatertib yang diambil terhadap mereka.
Bahagikan Risiko
Dasar kad korporat anda harus memastikan bahawa pengguna pekerja bertanggungjawab secara peribadi untuk semua baki kad kredit atas risiko mereka sendiri. Dengan dasar sedemikian, syarikat hanya perlu membayar balik dana kepada pemegang kad individu mengikut jumlah perbelanjaan yang diluluskan.
Inilah yang kita rujuk sebagai perkongsian risiko antara syarikat dan pekerja. Ini adalah cara yang baik untuk berurusan dengan pekerja yang cenderung membeli barangan peribadi mereka menggunakan kad itu kerana mereka hanya akan diberi jumlah yang sepadan dengan perbelanjaan yang diluluskan sahaja.