Rekod korporat adalah rekod korporat yang diperlukan oleh AS untuk memastikan agar ia berfungsi mengikut cara yang diperlukan oleh Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri dan undang-undang negara di mana perniagaan itu diperbadankan (dibentuk sebagai entiti perniagaan korporat).
Kenapa Rekod Korporat Perlu?
Rekod korporat diperlukan untuk menunjukkan bahawa perbadanan berfungsi dengan sewajarnya seperti yang dikehendaki oleh Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri, untuk menunjukkan bahawa perbadanan itu adalah entiti yang berasingan dan untuk menjaga perisai korporat dari liabiliti.
Apa itu Buku Rekod Korporat?
Sesetengah syarikat mempunyai rekod korporat "buku" yang merangkumi semua dokumen yang diperlukan. Dalam kes lain, rekod korporat disimpan dalam talian atau dalam kabinet fail. Rekod harus berada dalam satu tempat dan tersedia jika Internal Revenue Service mengaudit perbadanan anda.
Anda juga boleh menyimpan rekod korporat anda "di awan," tetapi rekod ini mungkin termasuk maklumat sulit dan proses proprietari, jadi pastikan pelayan anda selamat. Susan Ward, Pakar Perniagaan Kecil-Kanada, mempunyai artikel hebat mengenai pengurusan dokumen yang boleh membantu anda dalam projek ini.
Bagaimana Rekod Korporat Dicipta? Siapa Memegang Rekod Korporat?
Rekod korporat dihasilkan oleh lembaga pengarah perbadanan anda. Lembaga membuat dokumen seperti artikel penubuhan korporat dan laporan tahunan. Lembaga juga membuat dan menyunting dokumen seperti usul dan minit semasa mesyuarat lembaga.
Setiausaha korporat biasanya ditetapkan untuk menyimpan semua rekod korporat. Sudah tentu, semua rekod mesti ditandatangani, dan sebarang tindakan yang diambil mesti mempunyai dokumentasi. Jika perbadanan mempunyai saham, setiausaha korporat (biasanya pejabat individu ini) menyimpan rekod pemilikan saham.
Setiausaha korporat juga memanggil roll pada setiap mesyuarat lembaga, dengan catatan mana ahli lembaga hadir dan tidak hadir.
Menyimpan Rekod Resolusi Lembaga Pengarah
Lembaga korporat meluluskan keseluruhan dasar dan resolusi (keputusan), dan mereka tidak terlibat dalam pengambilan keputusan perniagaan sehari-hari. Salah satu aktiviti penting lembaga korporat adalah membuat resolusi. Resolusi pada dasarnya adalah dokumen yang membuat keputusan lembaga rakaman. Resolusi korporat boleh dibuat pada banyak perkara, termasuk:
- Rekod urus niaga utama perbadanan
- Kelulusan kontrak
- Rekod penjualan atau pembelian hartanah (tanah dan bangunan)
- Pengambilan atau pemberhentian pekerja yang besar
- Memperluas ke pasaran baru atau lokasi baru
Kesemua keputusan ini, dan banyak lagi, mesti direkodkan.
Apakah Rekod-rekod lain yang Perlu Dimasukkan?
- Artikel Penubuhan Anda dan mana-mana artikel yang meminda dokumen ini. Artikel ini difailkan dengan keadaan anda, tetapi anda masih memerlukan salinan asal dan semua perubahan.
- Perundangan Korporat . Undang-undang ini adalah prinsip panduan yang mengawal kerja lembaga pengarah perbadanan. Undang-undang ini termasuk tugas pegawai korporat , maklumat mengenai mesyuarat tahunan, dan bagaimana lembaga menetapkan dasar dan undi.
- Minit semua mesyuarat pemegang saham dan pengarah, termasuk mesyuarat tahunan
- Laporan Tahunan
- Daftar saham untuk mengesan transaksi stok dan pemilikan saham.
- Perniagaan korporat dan resolusi cukai
- Resolusi pengambilan dan pelantikan
- Pengarah resolusi Konflik kepentingan
- Resolusi untuk pinjaman kepada dan oleh perbadanan
- Resolusi mengenai manfaat pekerja dan rancangan persaraan
- Resolusi dividen stok
Ikuti Undang-undang Negeri dalam Membentuk Lembaga Anda dan Memelihara Rekod
Semasa anda membentuk perbadanan anda, anda perlu menyemak dengan negeri anda untuk memastikan anda mengikuti garis panduan negeri untuk mengatur dan menjalankan perbadanan anda. Semua negeri mempunyai peraturan khusus yang mengawal perbadanan. Semak dengan setiausaha kerajaan negeri anda atau dengan peguam anda untuk maklumat lanjut.
Kembali ke Senarai Semak Permulaan Perbadanan