Termasuk semua dari perkhidmatan yang disediakan untuk jadual pembayaran
Empat kata sepatutnya mempunyai tempat mereka dalam buku panduan perancangan acara: Dapatkan secara bertulis . Kebanyakan kita telah mendengar frasa yang diucapkan pada satu masa atau yang lain. Dengan sebab yang baik. Janji yang dibuat semasa perbualan boleh dengan mudah menjadi memori jauh atau dilupakan sama sekali. Mendapatkan terma secara bertulis berfungsi untuk melindungi kedua-dua pihak yang terlibat dan merupakan keperluan dalam perniagaan. Mengetahui bagaimana untuk merundingkan kontrak perancang acara terbaik merupakan langkah penting di jalan menuju kejayaan.
Tentukan Perkhidmatan Apa yang Anda Sediakan
Anda mungkin berfikir bahawa, sebagai perancang acara, agak jelas apa perkhidmatan yang akan anda sediakan. Semakin banyak alasan untuk menerangkannya secara terperinci. Perancang acara menawarkan pelbagai perkhidmatan; matlamat di sini adalah untuk menetapkan apa yang anda akan berikan untuk mengelakkan sebarang kekeliruan di kemudian hari. Sama ada pemilihan menu, pengaturan bunga atau memilih tempat, jelas menyatakan perkara yang menjadi tanggungjawab anda. Sebaik sahaja ditandatangani, tanggungjawab anda akan terhad kepada item khusus yang termasuk dalam kontrak perancang acara.
Membaca apa yang tersirat
Semasa mengkaji semula kontrak acara, perhatikan butiran. Baca setiap baris dengan teliti. Kemudian baca antara baris . Berhati-hati untuk sebarang bahasa yang samar-samar; barang yang ditujukan secara umum akan tertakluk kepada tafsiran dan yang boleh mendatangkan malapetaka untuk anda dan perniagaan perancangan acara anda.
Tonton mana-mana yuran tersembunyi atau klausa yang menunjukkan terdapat tambahan surcaj. Jelaskan mereka yang menambah atau berunding agar mereka dikeluarkan sepenuhnya dari kontrak acara .
Soalan, Soalan, Soalan
Apabila anda sedang dalam proses perundingan kontrak acara, tanya setiap caj. Jika sebuah hotel atau vendor mempunyai item yang disenaraikan dalam kontrak acara, mereka harus dapat menjelaskan kehadirannya di sana dan membenarkan kos yang berkaitan .
Kadang-kadang semata-mata meminta penjelasan dapat mengakibatkan biaya dibebaskan.
Jangan terintimidasi. Sebagai anak muda, kita diajar bahawa satu-satunya soalan bodoh adalah soalan yang tidak ditanya. Apabila berunding, tanya. Jika sesuatu dalam kontrak tidak jelas kepada anda, tanya. Jika anda melihat item baris telah ditinggalkan, tanya. Lebih baik untuk bertanya sekarang daripada membayar harga untuk itu kemudian.
Jangan Terima Apa yang Anda Tidak Mahu; Mintalah Apa Yang Anda Lakukan Sebaliknya
Jika panggilan tempatan percuma tidak penting kepada tetamu anda kerana ketersediaan telefon bimbit, maka jangan terima itu sebagai kemudahan yang disertakan. Sebaliknya, mintalah hotel untuk bertukar item baris ini untuk sesuatu yang penting untuk tetamu anda. Kadar yang lebih rendah atau diskaun mungkin jauh lebih berharga kepada anda, jadi buat senarai "hadiah" yang anda tidak mahu dan sebaliknya berunding untuk sesuatu yang lebih baik yang anda inginkan. Kemudahan yang biasanya disediakan termasuk pemindahan lapangan terbang, kelab kesihatan percuma, peningkatan bilik, perkhidmatan Internet, penghantaran dan penerimaan percuma dan banyak lagi.
Jadual pembayaran
Pastikan kontrak perancangan acara menentukan jadual pembayaran anda. Ini termasuk deposit awal atau penahan, dan butiran mengenai bagaimana pembayaran masa depan akan dibuat.
Jadual pembayaran mungkin terikat pada beberapa peristiwa penting dalam proses perancangan acara atau mungkin tarikh ditetapkan pada kalendar sebelum acara tersebut. Membangunkan jadual yang paling sesuai untuk perniagaan perancangan acara dan aliran tunai anda. Pastikan anda memasukkan sebarang cukai dan yuran tambahan. Paling penting, jangan mulakan kerja sebenar untuk merancang sesuatu peristiwa sehingga selepas anda menerima deposit awal. Jika deposit tidak pernah muncul, anda melakukan semua kerja itu tanpa apa-apa. Secara harfiah.
Pembatalan Acara
Walaupun anda memfokuskan masa dan tenaga anda untuk merancang sesuatu peristiwa, perkara terakhir yang mungkin diingatkan ialah pembatalan peristiwa yang sama. Walau bagaimanapun, jika pelanggan memutuskan untuk membatalkan acara itu pada bila-bila masa setelah kerja dimulakan - untuk alasan apa pun - kontrak anda harus menentukan apa yang berlaku jika acara dibatalkan.
Ini adalah langkah yang perlu untuk melindungi diri anda, perniagaan perancangan acara dan pendapatan yang anda harapkan.
Titik utama untuk memasukkan secara bertulis adalah bahawa deposit dan semua bayaran sebelumnya dibuat sehingga titik pembatalan tidak dapat dikembalikan. Dalam perancangan acara, sebahagian besar kerja selesai sebelum peristiwa sebenar. Anda berhak dibayar untuk kerja sudah selesai. Untuk itu, bergantung kepada jadual pembayaran anda, anda juga mungkin ingin memasukkan klausa yang menyatakan bahawa pelanggan akan membayar untuk perkhidmatan yang diberikan sehingga tarikh anda menerima pemberitahuan bertulis bahawa acara itu dibatalkan.
Fasal Penamatan atau Force Majeure
Fasal penamatan - atau force majeure - dimasukkan ke dalam kontrak untuk membebaskan sama ada atau kedua-dua pihak daripada liabiliti sekiranya mereka tidak dapat memenuhi terma kontrak atas sebab-sebab di luar kawalan mereka, seperti stoppage buruh, perang atau cuaca yang melampau. Tujuan di sini adalah untuk melindungi anda dari apa-apa risiko yang timbul daripada keadaan yang tidak dapat dikawal. Pastikan bahawa anda dilindungi oleh klausa ini dan tentukan terma dan jangka masa untuk penamatan. Sebagai contoh, "mana-mana pihak boleh menamatkan perjanjian ini tanpa liabiliti disebabkan oleh satu atau lebih daripada sebab-sebab ini atau yang serupa atas notis bertulis kepada pihak yang lain dalam tempoh sepuluh hari dari kejadian itu."
Ganti Rugi ("Bukan Kerosakan Saya ")
Klausa ganti rugi memberikan perlindungan jika pihak lain melakukan sesuatu yang menyebabkan anda membahayakan atau menyebabkan pihak ketiga menuntut anda untuk ganti rugi. Fasal ini adalah janji yang pada dasarnya mengatakan pihak lain tidak dapat memegang anda bertanggungjawab atas sebarang tuntutan, kerugian, ganti rugi, liabiliti dan perbelanjaan yang disebabkan oleh kecuaian mereka, kegagalan untuk melakukan atau salah laku yang sengaja. Pastikan kontrak anda mempunyai klausa ini.
Apabila Berunding, Bersedia
Sebelum berunding dengan kontrak acara, lakukan kerja rumah anda. Tentukan apa yang terlibat dalam merancang acara ini dan ketahui syarat dan perlindungan yang anda inginkan. Kontrak anda harus menggambarkan tanggungjawab bersama supaya mengelakkan sebarang perjanjian yang bersifat satu pihak. Apa yang baik untuk satu pihak adalah baik untuk yang lain. Apabila berunding, menjadi pendengar yang baik. Perhatikan barang kontrak yang boleh dirunding dan yang membuat anda tidak selesa. Jadilah yakin dan jangan tunduk di bawah tekanan. Berdiri teguh. Jangan menandatangani apa-apa sehingga anda benar-benar berpuas hati bahawa istilah itu adil dan menawarkan perlindungan yang anda perlukan.