Fikirkannya sebagai "tiket" untuk produk atau barangan anda yang datang dari gudang pengilang ke kedai runcit anda.
Sama seperti anda memerlukan tiket untuk terbang di kapal terbang, produk anda memerlukan tiket atau dalam kes ini BOL untuk mendapatkan dari destinasi asalnya kepada anda. Ia berfungsi sebagai resit barang dagangan oleh anda. Dan ia juga memastikan bahawa apa yang anda dapat ialah apa yang dihantar kepada anda.
A BOL kerap kali diabaikan atau diturunkan oleh pekerja runcit, tetapi ia benar-benar merupakan dokumen penting. Saya masih ingat bahawa seorang pekerja menandatangani untuk penghantaran sebaiknya tidak memeriksa BOL atau dokumen dan kami berakhir satu kes yang singkat atas perintah itu. Kerana pekerja telah menandatangani borang , tidak ada yang dapat saya lakukan - kecuali makan kehilangan kotak dan isinya. Dan itu adalah penyusutan inventori dan kehilangan keuntungan.
BOL juga berfungsi sebagai mekanisme penjejakan untuk pembawa. Pembawa seperti UPS atau FedEx atau pengedar lain bertanggungjawab untuk penghantaran selamat barangan yang disenaraikan di BOL. Apabila tanda-tanda oleh pembawa, ia bermakna mereka bersetuju dengan kandungannya.
Dan kemudian apabila ditandatangani oleh peruncit di kedai, itu bermakna pekerja (pekerja anda) bersetuju dengan kandungannya. Ini adalah fakta penting kerana, dalam kebanyakan kes, pemilik kedai bukan orang yang menandatangani penghantaran. Amalan biasa dalam runcit adalah untuk orang pertama yang didapati pemandu pembawa menandatangani barang tersebut.
Juga, gunakan berhati-hati dengan pembawa. Mereka terburu-buru dan kadang-kadang tahu ada kerosakan atau masalah, tetapi jika mereka mendapat tandatangan, mereka dibebaskan; itu masalah anda sekarang.
Dokumen ini berfungsi untuk merinci arahan pembawa, pengendalian pakej, kuantiti dan banyak lagi. Sebagai contoh, kotak mungkin perlu terus tegak atau tidak disusun lebih daripada dua tinggi. Jika BOL memaparkan perkara-perkara ini dan anda melihat arahan ini tidak diikuti apabila anda menerima barang dagangan, anda berhak untuk menolak penghantaran. Atas sebab ini, pastikan anda sentiasa memeriksa trak itu apabila mereka membongkar dan tidak menunggu sehingga semuanya mendapat di kedai. Kotak mungkin kelihatan baik atau tidak, tetapi barangan di dalamnya mungkin rosak disebabkan pengendalian yang tidak betul. Di kedai-kedai kami, kami sering memecahkan kotak dan melakukan pemeriksaan penglihatan sebelum menandatangani. Kami tidak menyemak barang-barang, tetapi kami memastikan kotak itu penuh, mempunyai barangan yang betul dan tidak ada kerosakan yang jelas. Saya mendengar seorang peruncit sekali gus mendapat kotak penuh kertas pembungkusan. Kebanyakan kotak adalah generik di luar juga. Terutama apabila kami menerima barangan label peribadi ,
Tidak perlu dikelirukan dengan invois atau "memilih tiket" dari pengilang, dokumen ini dimaksudkan untuk merinci pergerakan.
Ia tidak akan mengandungi maklumat seperti terma pembayaran atau temu janji . Butiran tersebut dijumpai pada invois. Dokumen ini dimaksudkan untuk mengesan pergerakan itu, bukan pembayaran balik hutang itu.
Ia adalah tanggungjawab peruncit untuk membaca dan bersetuju dengan bil muatan sebelum menandatanganinya. Amalan yang baik adalah melampirkan dokumen ini ke slip pembungkusan, salinan invois dan / atau perintah pembelian sebagai bukti penerimaan barangan. Ini mewujudkan jejak kertas untuk rekod anda. Terlalu sering, BOL berakhir sebagai sekeping sampah untuk peruncit. Pembawa mengambil berat tentangnya kerana buktinya melakukan kerja dengan betul supaya dia dapat dibayar. Tetapi peruncit perlu mengambilnya juga serius.