Perbelanjaan Pergerakan Pekerja yang Anda Perlu Bayar
Adalah lebih baik untuk membayar ganti rugi hanya perbelanjaan bergerak yang diluluskan oleh IRS sebagai potongan daripada pulangan cukai pekerja.
Menurut IRS , perbelanjaan bergerak yang boleh ditolak untuk pekerja termasuk hanya
"perbelanjaan munasabah:
Menggerakkan barangan isi rumah dan kesan peribadi dari bekas rumah ke rumah baru, dan
Perjalanan (termasuk penginapan) dari rumah bekas ke rumah baru.
Pembayaran balik belanja tidak boleh dikurangkan sentiasa dikenakan cukai kepada pekerja, walaupun pembayaran mungkin layak sebagai pelan yang bertanggungjawab (seperti yang diterangkan di bawah).
Implikasi Cukai Pengeluaran Belanja Perbelanjaan Pekerja
Secara umum, apa-apa pembayaran yang anda buat kepada pekerja dikenakan cukai, dan membayar perbelanjaan bergerak pekerja dianggap sebagai manfaat yang boleh dikenakan cukai. Tetapi ada cara untuk membuat manfaat yang tidak boleh dikenakan cukai kepada pekerja.
Sekiranya anda mahukan perbelanjaan pekerja untuk tidak dikenakan cukai kepada pekerja (IRS menggunakan istilah "dikecualikan" daripada cukai), anda perlu membayarnya melalui apa yang IRS memanggil pelan bertanggungjawab .
Dalam kes ini, pekerja membayar perbelanjaan dan anda membayar balik mereka.
Untuk memenuhi kriteria untuk pelan yang bertanggungjawab, perbelanjaan mesti diperinci dan hanya perbelanjaan tertentu yang boleh dibayar. Perbelanjaan juga mesti untuk tujuan perniagaan.
Pekerja mestilah belanja berbayar atau ditanggung semasa menjalankan perkhidmatan sebagai pekerja syarikat anda. Anda mungkin perlu mendokumen bahawa langkah itu diperlukan oleh perniagaan anda.
Terdapat juga beberapa prosedur perakaunan yang mesti diikuti agar pelan pembayaran balik menjadi
- Pekerja mesti " mencukupi untuk perbelanjaan ini dalam jangka masa yang munasabah." Iaitu, pekerja mesti memberi anda resit untuk semua perbelanjaan.
- Sekiranya anda memberi pekerja pendahuluan mengenai perbelanjaan ini, pekerja mesti mengembalikan apa-apa wang yang berlebihan dalam tempoh yang munasabah.
Sebagai contoh, katakan anda memajukan $ 5,000 untuk perbelanjaan bergerak dan pekerja memberi anda resit sebanyak $ 3,660. Pekerja mesti memberi cek kepada baki ($ 1,350). Sekiranya semua kriteria untuk pelan akauntabiliti tidak dipenuhi, rancangan itu bukan pelan bertanggungjawab. Dan " pembayaran balik untuk perbelanjaan tanpa syarat " (kepada pekerja) dan elaun untuk perbelanjaan lain-lain atau tidak ditentukan boleh dikenakan cukai kepada pekerja.
Hanya semestinya jelas: Sebarang pembayaran balik yang dibuat kepada pekerja di bawah pelan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan mesti dianggap sebagai kena cukai (termasuk penahanan), walaupun pembayaran balik adalah untuk perbelanjaan yang dapat dikurangkan kepada pekerja. Dan apa-apa pembayaran yang tidak dibuktikan oleh resit, walaupun mereka adalah sebahagian daripada pelan akauntabiliti, dikenakan cukai dan tertakluk kepada pemotongan.
Pegangan Cukai Penggajian pada Pindaan Pembayaran Perbelanjaan kepada Pekerja
Sekiranya pembayaran dibuat di bawah kriteria pelan yang bertanggungjawab, dan semua syarat yang perlu dipenuhi, bayaran kepada pekerja untuk perbelanjaan bergerak tidak tertakluk kepada pegangan.
Pindaan pembayaran perbelanjaan yang tidak dibuat di bawah kriteria pelan bertanggungjawab (diterangkan di atas) adalah tertakluk kepada pemotongan cukai pendapatan persekutuan, cukai FICA (Jaminan Sosial dan Medicare), dan cukai pengangguran persekutuan.
Melaporkan Pembayaran Belanja Bergerak ke atas Borang W-2 Pekerja
Sekiranya pembayaran kepada pekerja memenuhi semua syarat pelan yang boleh dipertanggungjawabkan, seperti yang diterangkan di atas, anda tidak perlu memasukkan pembayaran balik ini ke atas pekerja W-2. Sekiranya pekerja memberi anda perakaunan yang mencukupi untuk perbelanjaan, tetapi lebihan tidak dibayar balik, anda perlu menyemak dengan perkhidmatan gaji atau penyedia cukai untuk menentukan cara melaporkan jumlah yang kena cukai dan tidak boleh dikenakan cukai. Anda mesti melaporkan jumlah manfaat ini apabila anda melengkapkan laporan cukai tahunan W-2 untuk pekerja untuk tahun sebelumnya.
Perisian Patriot memberikan lebih penjelasan tentang bagaimana perbelanjaan ini dimasukkan ke atas borang W-2 pekerja. Kami akan menggunakan contoh di atas, di mana pekerja menerima $ 5,000 untuk perbelanjaan bergerak, mempunyai resit untuk $ 3,660, dan menyimpan baki $ 1,350. Jumlah pekerja yang disimpan adalah dikenakan cukai kepada pekerja. Kami akan menganggap pembayaran ini dilakukan di bawah syarat untuk pelan yang bertanggungjawab, seperti yang dijelaskan di atas:
- Cukai $ 1,350 termasuk dalam Kotak 1 W-2 (dan dalam kotak 3, 5, dan 16, jika dikenakan cukai oleh kerajaan atau bandar).
- Pemotongan cukai persekutuan dan negeri dan cukai FICA mesti dikira untuk dikenakan cukai $ 1,350 dan dimasukkan ke dalam kotak yang sesuai di W-2.
- Anda mesti memasukkan $ 3,660 (amaun yang sama dengan amaun substantiated (contohnya, bahagian tidak boleh dinilaikan) dalam kotak 12 Borang W-2 menggunakan kod "L."
Untuk maklumat lanjut mengenai cara kerja ini, lihat IRS Publication 15 (Pekeliling E).
Memberi Wang Tambahan Pekerja untuk Menggerakkan Perbelanjaan
Sesetengah perniagaan memberi pekerja jumlah yang ditetapkan untuk perbelanjaan bergerak, bergantung pada jenis bergerak dan jarak. Bayaran mungkin masih boleh ditolak untuk perniagaan anda sebagai perbelanjaan perniagaan.
Sekiranya anda ingin memberikan wang pekerja untuk perbelanjaan bergerak dan biarkan pekerja memutuskan bagaimana wang ini akan dibelanjakan, anda mempunyai pelan yang tidak dapat diakui, mengikut peraturan IRS. Dalam kes ini, seperti yang dinyatakan di atas, jika anda tidak mahu pekerja terpaksa menunjukkan resit, semua pembayaran boleh dikenakan cukai kepada pekerja sebagai faedah. Di samping itu, cukai pendapatan persekutuan dan cukai FICA mesti ditahan atas pembayaran.
Dalam kes ini, anda mungkin mahu menambah jumlah tambahan kepada pembayaran untuk membantu pekerja dengan cukai tambahan yang mesti dibayar. Ini dipanggil "menyeberang" cek, dan ia dilakukan untuk memberi pekerja jumlah sebenar pembayaran, selepas cukai.
Sebagai contoh, jika anda membayar pekerja $ 2,000 dalam perbelanjaan bergerak, anda boleh melakukan pengiraan kasar untuk memberikan lebih daripada $ 2,000 untuk menampung cukai tambahan. Perisian Patriot mempunyai kalkulator kasar yang mungkin membantu anda dengan ini.
Perbelanjaan Pergerakan Pekerja Adakah Deductible
Pembayaran belanja bergerak pekerja adalah perbelanjaan perniagaan yang boleh ditolak untuk perniagaan anda. Potongan perbelanjaan pekerja untuk pekerja haruslah terhad kepada yang pekerja dapat memotong hasil pengembalian pajaknya sendiri. Ini bermakna hanya kos untuk memindahkan barangan isi rumah dan perbelanjaan perjalanan ke lokasi baru untuk pekerja dan keluarganya.
Menggalakkan Pekerja Mengenai Pelan Pemulangan Belanja Perbelanjaan
Seperti mana-mana manfaat pekerja lain, semua pekerja mesti diperlakukan sama. Anda boleh menetapkan kriteria untuk memenuhi syarat untuk pelan mengikut jenis pekerja (gaji berbanding jam setiap jam, contohnya), tetapi anda tidak boleh memberikan satu pekerja dalam klasifikasi yang sama lebih banyak manfaat ini daripada yang lain.
Adalah idea yang baik untuk meletakkan jenis manfaat ini secara bertulis dan memasukkannya dalam komunikasi anda dengan pekerja. Pedoman manual atau polisi dan manual prosedur anda adalah tempat yang baik untuk menerangkan rancangan tersebut. Jangan lupa untuk memasukkan maklumat mengenai implikasi cukai manfaat ini.
Membantu Pekerja Dengan Potongan Potongan Bergerak mereka
Kecuali anda adalah penyedia cukai yang berkelayakan , memberi nasihat cukai kepada pekerja tentang potongan cukai pendapatan bukanlah perkara yang baik untuk dilakukan. Galakkan pekerja anda untuk mendapatkan nasihat cukai profesional atau menggunakan perisian cukai profesional . Berikut adalah beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk membantu pekerja memahami manfaat perbelanjaan bergerak ini dan bagaimana ia akan mempengaruhi cukai mereka:
- Beri pekerja pakej penempatan semula pekerja yang menjelaskan bagaimana dan bila perbelanjaan bergerak akan dibayar balik oleh syarikat anda.
- Berikan pekerja peluang untuk menukar pegangan mereka (di Borang W-4 ) untuk menjelaskan bayaran balik awal.