Dokumen untuk Menjaga Jangka Panjang dan Jangka Pendek
4 Sebab untuk Simpan Rekod
- Ia akan menjadikannya lebih mudah untuk memfailkan cukai anda.
- Memiliki segala rakaman akan membantu memastikan anda kehilangan sebarang potongan, yang akan menjimatkan wang anda.
- Ia akan membantu anda memastikan anda memfailkan tuntutan yang tepat. Daripada meneka, "Saya fikir saya membayar kontraktor itu $ 1,000," dengan cepat menarik satu spreadsheet, anda akan tahu anda membayar dia $ 850 pada 17 Julai.
- Sekiranya anda telah diaudit atau IRS mempunyai sebarang soalan mengenai item pada pulangan cukai anda, anda akan mempunyai bukti untuk membuat cadangan anda. Jika anda tidak mempunyai dokumentasi ini, anda akan mendapati diri anda menghabiskan masa dan wang untuk mencari bukti. Lebih buruk, jika anda tidak dapat membuat resit, tuntutan anda tidak akan dihormati dan anda mungkin perlu membayar cukai tambahan dan penalti.
Apa Rekod Saya Perlu Melacak?
Jawapan ringkasnya ialah anda perlu menjejaki segala-galanya! IRS dikenali untuk mengaudit perniagaan kecil , terutama yang menunjukkan kerugian dalam tahun-tahun berturut-turut. Di samping itu, banyak agen IRS tidak memahami nuansa cukai yang dikenakan kepada pelabur hartanah, menjadikan mereka lebih cenderung untuk mempersoalkan pemfailan anda.
Anda perlu mempunyai bukti jika pertanyaan IRS mana-mana item anda atau, walaupun dalam perniagaan seharian, jika seseorang cuba mempersoalkan pembayaran.
Kedua-dua jenis rekod yang perlu anda simpan adalah rekod tetap dan rekod jangka pendek.
1. Rekod Tetap
Ini adalah dokumen yang anda mahu kekal selama-lamanya.
Apakah Beberapa Contoh Rekod Tetap?
Ini adalah dokumen yang akan relevan dan berharga untuk anda melebihi tahun cukai semasa, seperti:
- Kesemua pajakan pajakan.
- Sebarang dokumen undang-undang - Denda, laporan pemeriksaan, penampilan mahkamah.
- Mana-mana jenis permit yang telah anda ambil di atas harta itu.
- Apa-apa sahaja yang anda akan menyusut- Seperti harta atau penambahbaikan.
- Jika anda mempunyai syarikat anda yang diperbadankan sebagai LLC , LP , S Corporation atau lain-lain, anda akan menyimpan semua rekod yang berkaitan dengan ini.
- Polisi insurans.
- Dokumen pinjaman - Seperti gadai janji.
- Cukai tahun lalu.
- Hak milik / perbuatan harta.
2. Rekod Jangka Pendek
Oleh jangka pendek, saya tidak merujuk kepada beberapa bulan. Anda akan menyimpan sebarang dokumen yang anda anggap cukup penting untuk menuntut cukai anda sekurang-kurangnya lima tahun. Berapa lama selepas itu bergantung pada tahap keselesaan anda. Ini akan membantu anda sekiranya anda pernah diaudit atau didakwa.
Apakah Beberapa Contoh Rekod Jangka Pendek?
Apa-apa sahaja yang dianggap sebagai pendapatan atau perbelanjaan bagi tahun cukai yang diberikan, seperti:
- Kos pengiklanan untuk perniagaan atau hartanah anda.
- Perbelanjaan hiburan - Seperti makan malam atau makan tengah hari untuk pelanggan semasa atau berpotensi.
- Faedah yang dibayar pada gadai janji dan sebarang kad kredit untuk kegunaan perniagaan.
- Yuran perundangan / profesional- Untuk akauntan, peguam, ejen insurans, Realtors.
- Perbelanjaan pejabat - Internet, talian telefon kedua untuk perniagaan, bekalan pejabat, potongan pejabat rumah jika anda mempunyai pejabat rumah yang digunakan semata-mata untuk perniagaan.
- Sewa yang diterima.
- Pembaikan dilakukan.
- Deposit keselamatan diterima.- Apabila pajakan penyewa berakhir, jika anda menyimpan sebahagian daripada deposit keselamatan, anda mesti merakamnya sebagai pendapatan. Jika anda menyimpan sebahagian daripadanya untuk membayar pembaikan, wang yang anda belanjakan untuk pembaikan dianggap sebagai perbelanjaan, yang mana anda boleh memotong cukai anda.
- Perbelanjaan perjalanan untuk perniagaan - Seperti miles didorong untuk aktiviti sewaan.
- Utiliti dibayar.
- Upah yang dibayar kepada pekerja atau kontraktor bebas.
Bagaimanakah Saya Perlu Mengesan Rekod Saya?
Anda perlu menyimpan salinan digital (komputer) dan salinan keras (kertas) semua rekod anda.
1. Digital Copy
Anda akan mahu menggunakan spreadsheet atau program seperti Quicken Rental Property Manager untuk menjejaki pendapatan dan perbelanjaan anda.
Anda harus melakukan ini sebaik sahaja pendapatan datang atau perbelanjaan berlaku. Anda akan ingin memasukkan maklumat terperinci sebanyak mungkin:
- Tarikh,
- Masa,
- Siapa yang dibayar kepada atau yang membayar anda,
- Jenis pendapatan atau perbelanjaan
- Jumlah.
- Anda juga boleh memasukkan bagaimana ia dibayar atau ditanggung (tunai, nombor cek, kad kredit, pesanan wang, dll.).
Tahap perincian akan bergantung pada perisian yang anda gunakan atau buat. Sesetengah program akan dihubungkan langsung ke akaun bank anda dan akan mencatat pendapatan dan perbelanjaan anda untuk anda.
Walaupun anda memilih program yang kurang mahal, atau menyimpan rekod anda pada spreadsheet peribadi, anda masih perlu menyediakan rekod berasingan untuk setiap harta, untuk setiap jenis perbelanjaan, dan untuk jenis pendapatan yang berasingan. Maksudnya adalah untuk merakamkan seberapa banyak maklumat yang anda boleh pada masa transaksi, supaya anda boleh membuat laporan kewangan dengan mudah pada masa hadapan.
Anda harus sentiasa menyokongnya pada cd, pada cakera keras luaran, dalam awan dan juga dengan salinan kertas. Mereka perlu dicetak pada akhir setiap bulan dan / atau akhir tahun.
2. Salinan keras
Anda akan ingin memastikan anda mempunyai salinan kertas dokumen penting anda. Jika boleh, anda akan menyimpannya dalam beberapa jenis sistem pemfailan kebakaran atau peti simpanan selamat. Jika anda tidak dapat mencari satu yang cukup besar untuk semua fail anda, anda akan ingin menyimpan yang paling penting, seperti tajuk ke harta dalam kotak ini. Categorize everything by year dan kemudian abjad menyusun fail supaya mudah dicari.