Ciri-ciri yang Harus Diperhatikan dalam Perisian Penggajian Online
Tidak hairanlah banyak perniagaan kecil beralih kepada perkhidmatan gaji untuk tugas-tugas ini.
Tetapi perkhidmatan gaji mana yang terbaik?
Apakah perkhidmatan gaji?
Terdapat dua jenis perkhidmatan penggajian: perkhidmatan dalam talian dan (tanpa istilah yang lebih baik) perkhidmatan peribadi. Perkhidmatan dalam talian mungkin aplikasi atau berasaskan talian. Perkhidmatan peribadi adalah perniagaan yang dimiliki oleh individu yang boleh melakukan pembayaran gaji secara online atau yang mungkin lokal.
Proses penilaian berfungsi dengan cara yang sama untuk kedua-dua jenis perkhidmatan gaji. Tetapi artikel ini akan memberi tumpuan kepada perkhidmatan dalam talian. Berikut adalah beberapa ciri yang perlu anda pertimbangkan:
Berapa kos perkhidmatan gaji dalam talian?
Perkara pertama pemilik perniagaan meminta apabila mencari perkhidmatan gaji adalah, "Berapakah kosnya?" Walaupun kos adalah penting, faktor lain sama pentingnya.
Pertimbangkan kos perkhidmatan sekarang dan ke masa depan. Sekiranya anda mempunyai perniagaan yang sangat kecil dengan hanya satu atau dua orang pekerja, anda mungkin ingin membataskan kos anda dengan menggunakan perkhidmatan berskala, di mana kos adalah minimum untuk hanya beberapa pekerja dan yang meningkat ketika anda menambah pekerja dan perkhidmatan.
Bagi sebahagian besar perkhidmatan gaji saya melihat, kos adalah sebulan, jadi anda boleh berubah pada bila-bila masa. Kebanyakan berasaskan kos ke atas bilangan pekerja. Ada yang menawarkan pilihan 1099 untuk membayar kontraktor, vendor, atau freelancer. (Anda akan dapati senarai ringkas dengan kos pada akhir artikel ini.)
Kos datang dalam dua peringkat untuk beberapa perkhidmatan: perkhidmatan asas yang hanya menghitung dan menyampaikan gaji, dengan mungkin perkhidmatan W-2, dan pilihan perkhidmatan penuh yang juga melakukan penyetoran dan pembayaran cukai gaji dan pemfailan cukai, termasuk Borang 941 (borang pelaporan cukai gaji suku tahunan).
Apakah perkhidmatan gaji penuh perkhidmatan harus termasuk?
- Persediaan, Latihan, dan Papan Pemuka. Sistem ini haruslah mudah dibuat. Anda harus mempunyai papan pemuka untuk membimbing anda melalui proses dan untuk membolehkan anda menyemak aktiviti seperti pemfailan dan deposit gaji. Latihan haruslah mudah, dengan video yang baik untuk membantu anda bekerja melalui pelbagai proses. Apakah tahap pengetahuan penggajian yang mereka anggap anda mempunyai? Kebanyakan pemilik perniagaan mempunyai pengetahuan yang sedikit, jadi perkhidmatan anda harus memberikan pengetahuan asas terperinci tentang istilah gaji, gaji, dan pemfailan.
- Paychecks . Setiap sistem ini membolehkan anda memasukkan maklumat untuk setiap pekerja, termasuk borang W-4 untuk penahanan cukai pendapatan persekutuan dan maklumat lain yang diperlukan untuk menyediakan gaji. Sistem harus membiarkan anda menulis cek dicetak atau mempunyai cek yang langsung didepositkan (cara terbaik). Semak dengan bank anda tentang keperluannya.
- Borang W-2. Perkhidmatan anda harus memberikan anda Borang W-2 , upah pekerja tahunan dan borang maklumat cukai yang perlu anda berikan kepada pekerja pada bulan Januari. Pilihan perkhidmatan penuh juga harus memfailkan borang ini dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial untuk anda pada masa yang sesuai.
- Cukai Payroll Fail dan Deposit. Ini mungkin perkhidmatan yang paling penting. Mempunyai seseorang yang memfailkan dan membayar cukai ini adalah tanggungjawab besar. Sistem perkhidmatan penuh sepatutnya memfailkan semua cukai gaji dan dokumen cukai pekerjaan yang berkaitan untuk anda. Mereka perlu membuat pembayaran bagi pihak anda dengan agensi pengawalseliaan persekutuan, negeri, dan tempatan yang sesuai. Borang hendaklah termasuk Borang 941 - Saluran Suku Tahunan dan Penyata Cukai dan borang cukai pengangguran persekutuan dan negeri.
Perkhidmatan ini juga harus menjejaki cukai gaji negeri dan tempatan, yang merupakan bantuan besar jika anda mempunyai pekerja yang bekerja di bandar dan negeri yang berbeza.
Apakah ciri-ciri lain yang anda harapkan?
Jaminan cukai. Perkhidmatan anda harus menjamin bahawa borang cukai akan dihantar sebelum semua tarikh akhir dan pembayaran akan dibuat tepat pada waktunya sehingga anda tidak dikenakan denda atau denda . Perkhidmatan ini sepatutnya bersetuju untuk membayar sebarang denda atau penalti untuk pemfailan atau pembayaran lewat. Jika mereka tidak membuat jaminan ini, jangan gunakannya.
Akses mudah alih. Anda harus dapat mengakses papan pemuka dan membuat perubahan, menghantar maklumat pada komputer, telefon bimbit atau tablet anda, atau hubungi maklumat.
Layan diri pekerja. Sesetengah perkhidmatan ini mempunyai papan pemuka yang boleh masuk ke pekerja dan mendapatkan maklumat mengenai gaji mereka pada tahun-ke-tarikh.
Mereka mungkin dapat mengubah maklumat W-4 dalam talian.
Integrasi dengan sistem perakaunan anda. Mempunyai perkhidmatan gaji anda terintegrasi dengan sistem perakaunan anda menjimatkan masa dan wang anda. Intuit Payroll hanya dijual dengan QuickBooks Online, jadi ini mungkin pilihan yang baik untuk anda jika anda sudah mempunyai QBO. Perisian Patriot mempunyai sistem perakaunan yang boleh anda tambahkan ke perkhidmatan gaji anda.
Soalan-soalan penting yang perlu ditanya
Sokongan dan Perkhidmatan. Yang penting sekali. Perkara yang berlaku dan pembayaran gaji mesti dijalankan pada masa tertentu. Anda perlu tahu bahawa perkhidmatan anda tersedia dan bermanfaat.
Tahap perkhidmatan tertinggi ialah panggilan telefon. Jam berapa meja bantuan?
Tahap kedua tertinggi adalah sembang. Apa jam mereka?
Tahap ketiga ialah e-mel. Berapa cepat perkhidmatan anda bertindak balas terhadap e-mel?
Semasa tempoh percubaan atau 30 hari pertama, pastikan anda membuat kenalan beberapa kali untuk menilai sokongan yang diberikan.
Kemas kini. Peraturan cukai gaji dan kadar cukai sentiasa berubah. Semasa anda menilai sistem, tanyakan bagaimana mereka mengemas kini perisian mereka dan bagaimana mereka menyampaikan kemas kini ini kepada anda.
Keselamatan. Betapa selamatnya sistem mereka? Adakah di awan (mungkin)? Berapa kerapkah mereka membuat sandaran?
Perkhidmatan tambahan lain yang anda mahukan
1099 Perkhidmatan. Sesetengah sistem ini mempunyai tambahan (untuk kos tambahan) yang membolehkan anda membayar pekerja kontrak, vendor, dan freelancer dan mengeluarkan borang 1099-MISC kepada mereka (serupa dengan borang W-2 untuk pekerja). Perkhidmatan ini juga harus menyediakan pemfailan borang 1099-MISC dengan IRS.
Penahanan sandaran . Jika anda membayar bukan pekerja, anda mungkin perlu mempunyai penangguhan sandaran yang diambil dari pembayaran mereka. Sekiranya anda mempunyai perkhidmatan 1099, perkhidmatan anda sepatutnya dapat melakukan ini dan mengeluarkan laporan.
Di mana untuk memeriksa perkhidmatan yang berpotensi
Apabila anda telah menyempitkan pemilihan anda ke beberapa perkhidmatan, periksa mereka. Semak penilaian dalam talian, tetapi tidak bergantung kepada mereka terlalu banyak. Tempat yang lebih baik untuk diperiksa ialah Biro Perniagaan yang Lebih Baik . Lihat apa aduan telah difailkan terhadap syarikat ini dan bagaimana ia telah diselesaikan.
Apakah beberapa perkhidmatan gaji yang perlu dipertimbangkan?
Anda akan mendapat banyak perkhidmatan gaji jika anda mencari dalam talian. Berikut adalah beberapa untuk memulakan carian anda dengan. Kami memilih pilihan perkhidmatan penuh untuk masing-masing.
Saya mendapat Penggajian Perkhidmatan Penuh. Perkhidmatan ini merupakan tambahan kepada QuickBooks Online. Harga bergantung pada versi QBO yang anda mahukan dan tahap perkhidmatan gaji yang anda perlukan. Harga adalah bulanan.
Perisian Payroll Patriot. Sistem penggajian perkhidmatan penuh mereka bermula pada $ 25 sebulan untuk satu pekerja, meningkat dengan bilangan pekerja.
Paychex. Sistem mereka didasarkan pada bilangan pekerja. Mereka memerlukan tawaran bertulis daripada pelanggan yang berpotensi sebelum melepaskan maklumat harga.
Gusto: Harga mereka adalah $ 39 sebulan harga dasar ditambah $ 6 sebulan setiap orang (Kami menganggap itu bermakna setiap orang dibayar).
ADP mempunyai tiga peringkat gaji, termasuk HR. Tiada harga yang tersedia.
Bagaimana untuk mencuba sistem gaji
Satu isu terakhir: Masalah dengan mencuba sistem ini ialah mereka memerlukan anda untuk "pergi langsung," dan anda tidak boleh mengeluarkan gaji lebih daripada sekali. Patriot dan Ingin mempunyai versi demo yang boleh anda cuba. ADP mempunyai dua bulan gaji percuma, tetapi itu bermakna anda komited untuk menjalankan dua bulan dengan sistem mereka.