W-4, I-9, Permohonan Kerja, Pendaftaran Negeri, dan Lebih Lanjut
Tanggungjawab pertama anda untuk kerja kertas dan peraturan untuk pekerja baru datang segera selepas disewa. Sebelum pekerja mula bekerja dan menerima gaji pertama , ada beberapa bentuk yang anda perlukan untuk melengkapkan pekerja. Borang-borang ini mesti disiapkan oleh setiap pekerja, mengikut undang-undang persekutuan dan negeri.
dalam kebanyakan kes, anda tidak perlu mengembalikan borang kepada sesiapa sahaja, tetapi anda mesti menyimpannya. Apabila borang ini selesai, anda perlu menyimpannya di lokasi tertentu, tersedia untuk pekerja dan orang lain yang perlu melihatnya. Jabatan Tenaga Kerja AS (di bawah Bahagian Gaji dan Jam) mempunyai keperluan khusus untuk daftar gaji dan rekod kakitangan yang mesti disimpan pada semua pekerja.
Agensi Persekutuan, negeri dan tempatan juga boleh mengaudit rekod pekerja anda atas pelbagai sebab, jadi menyimpan rekod adalah penting.
01 - Borang W-4 untuk Pemotongan Cukai Pendapatan Persekutuan
Semua pekerja baru mesti melengkapkan Borang W-4 sebelum menerima gaji pertama mereka. Borang ini termasuk maklumat mengenai status perkahwinan, jumlah tanggungan, dan jumlah penahanan tambahan yang ditetapkan. Ia digunakan untuk mengira pegangan untuk cukai pendapatan persekutuan. Anda tidak perlu menyimpan salinan semua borang W-4, yang paling terkini.
Majikan tidak seharusnya memberi nasihat kepada pekerja mengenai cara melengkapkan borang ini, tetapi anda boleh mengarahkan mereka ke artikel IRS yang membantu mereka menyelesaikan borang ini.
Pastikan anda menggunakan versi W-4 yang terkini. Akta Percukaian dan Akta Cukai 2017 membuat perubahan ketara pada jadual pegangan dan pekerja mungkin mahu menukar pegangan mereka untuk mengelakkan terlalu banyak cukai diambil dari gaji mereka. Anda harus menggunakan borang 2018 W-4 untuk pekerja baru dan pekerja yang ingin membuat perubahan pada borang mereka.
Pekerja boleh menukar bentuk W-4 mereka seberapa kerap yang mereka suka. Sebagai contoh, seorang pekerja boleh menerima bonus dan ingin menukar pegangan. Adalah menjadi tanggungjawab anda sebagai majikan untuk mengesan perubahan terkini dan memastikan gaji pekerja mencerminkan keinginan pekerja untuk penangguhan.
02 - Borang I-9 dan Sistem E-Verifikasi untuk Kelayakan Pekerjaan
Sebagai majikan, anda mesti mendokumenkan kelayakan pekerja baru untuk bekerja di Amerika Syarikat Dokumen yang mesti anda gunakan ialah F orm I-9 , Pengesahan Kelayakan Pekerjaan, yang mesti diselesaikan oleh setiap sewa baru. Pekerja baru mesti menyediakan dokumentasi (a) identiti dan (b) kelayakan kerja.
Terdapat dua langkah untuk proses I-9. Pertama, pekerja mengisi borang dan menyatakan apakah identiti dan dokumen kelayakan kerja yang akan digunakan. Kemudian, anda sebagai majikan mesti melihat dokumen itu dan pastikan ia memadai dan sesuai.
Anda mesti menyimpan borang ini dalam rekod pekerja, tetapi anda tidak perlu menghantarnya kepada sesiapa sahaja. Sekiranya pegawai imigresen datang ke syarikat anda atau ingin memeriksa dokumen pekerja anda, borang itu adalah bukti anda bahawa anda mengesahkan kelayakan kerja pekerja.
Majikan yang lebih besar (dengan ramai pekerja) boleh mendaftar untuk sistem E-Verifikasi dan menggunakannya untuk menyemak kelayakan pekerja baru untuk bekerja di AS Sistem ini menggunakan maklumat di Form I-9 untuk membandingkan dengan pangkalan data persekutuan.
03 - Borang Permohonan Kerja
Setiap pekerja baru mesti melengkapkan borang permohonan kerja, walaupun orang ini telah menyerahkan resume untuk pekerjaan tersebut. Borang permohonan kerja mengandungi maklumat tentang pekerja baru yang boleh disahkan, seperti majikan terdahulu dan pendidikan. Ia juga merangkumi beberapa kenyataan pemohon mesti menandatangani.
Satu kenyataan mengenai borang permohonan menunjukkan bahawa maklumat mengenai permohonan adalah benar dan betul, manakala kenyataan lain membenarkan majikan melakukan pemeriksaan rujukan dan pemeriksaan latar belakang.
Mempunyai borang permohonan untuk setiap pekerja melindungi anda sebagai majikan dari pemohon membuat tuntutan penipuan, dan membolehkan anda mengambil tindakan jika borang permohonan tidak tepat.
04 - Pemotongan dan Pendaftaran Negeri
Majikan mesti mendaftarkan pekerja baru dengan sistem pemberitahuan sewa baru negeri mereka; pendaftaran ini membolehkan kerajaan mengutip bayaran sokongan kanak-kanak daripada pekerja-pekerja ini. Senarai sistem pemberitahuan negeri dimasukkan ke dalam artikel ini.
Setiap negeri yang mengutip cukai pendapatan mempunyai keperluan untuk majikan melaporkan dan membayar cukai tersebut. Hubungi bahagian pendapatan negeri anda (atau setaraf) untuk maklumat bagaimana cara mendaftar sebagai majikan di negeri ini. Agensi negeri ini juga akan memberi anda maklumat tentang bentuk dan keperluan penangguhan untuk melaporkan dan membayar jumlah yang dipotong.
Bagi negara yang mempunyai cukai pendapatan, anda perlu memotong cukai ini daripada gaji pekerja dan menghantar cukai yang ditahan kepada agensi negara yang sesuai.
05 - Senarai Semak untuk Mempekerjakan Pekerja Baru
Berikut adalah senarai semak 12 langkah proses sewa baru, jadi jangan lupa apa-apa. Ia termasuk mendapatkan nombor ID Majikan, (nombor pengenalan majikan persekutuan) yang mendaftar dengan IRS untuk pelaporan dan pembayaran cukai, dan mendaftar dengan entiti cukai negara anda (jika cukai pendapatan negara diperlukan). Pendaftaran dan keperluan lain juga disenaraikan.
06 - Satu Lagi Perkara - Buku Panduan Kakitangan Anda
Sekiranya perniagaan anda mempunyai beberapa pekerja, anda harus mempunyai manual buku panduan atau dasar dan prosedur prosedur. Buku panduan boleh merangkumi penerangan dan manfaat proses kerja selain daripada dasar dan prosedur.) Semua pekerja baru harus menerima salinan buku panduan ini dan harus menandatangani bahawa mereka telah membaca dan memahaminya.
Buku panduan pekerja menjadi dokumen yang mengikat secara sah untuk anda dan pekerja anda. Mempunyai pekerja membaca buku panduan pekerja dapat membantu mencegah pekerja yang tidak puas, harapan yang tidak terpenuhi, dan tuntutan undang-undang yang mungkin.