Mematuhi rekod cukai yang baik adalah penyimpanan rekod yang paling penting yang anda lakukan untuk syarikat anda. Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri (IRS) menghendaki anda menyimpan rekod cukai tertentu untuk tempoh masa tertentu dan rekod lain untuk tempoh masa yang berbeza. Anda tidak mahu masa cukai berkembang dan perlu panik kerana syarikat anda tidak mempunyai rekod cukai yang teratur. Rekod cukai dalam kekacauan boleh menyebabkan anda potongan dan jika anda akan diaudit, boleh menyebabkan masalah dan biaya. Lagipun, anda mahu mendapatkan semua potongan yang anda boleh dan dapat menyokongnya.
Berikut adalah lapan petua mengenai rekod cukai mana yang hendak disimpan, cara menyimpannya, dan berapa lama untuk menyimpannya:
01 - Sediakan Sistem Perisian Perakaunan yang Baik
Pulangan cukai akhir anda adalah produk penyimpanan rekod anda yang baik melalui sistem perisian perakaunan anda secara dalaman.
02 - Beban Bukti Untuk Cukai Perniagaan
Apabila anda membuat catatan, seperti pendapatan, perbelanjaan, dan potongan, pada pengembalian cukai anda, anda mempunyai apa yang dikenali sebagai beban bukti bagi mereka. Anda perlu membuktikan bahawa anda berhak mendapat potongan dan perbelanjaan tertentu untuk layak untuk mengambilnya sebagai potongan.
Bagaimana anda membuat bukti? Melalui penyimpanan rekod yang baik, tentu saja. Jika anda mempunyai rekod yang menyokong pengurangan dan perbelanjaan tersebut, anda telah memenuhi tanggungjawab anda untuk membebankan bukti untuk IRS. Jangan mengambil potongan atau pendapatan tuntutan tanpa dokumentasi yang membuktikan bahawa anda mempunyai beban bukti.
03 - Dokumen Sumber untuk Jurnal Perakaunan
Dokumen sumber untuk pembelian untuk perniagaan anda, seperti cek yang dibatalkan, resit, pita pendaftaran tunai, dan lain-lain, adalah apa yang anda buat leher perakaunan dan entri jurnal anda. Mereka juga dokumentasi anda untuk potongan cukai untuk perniagaan anda yang anda ambil pada akhir tahun cukai. Dokumen sumber yang disimpan dengan betul boleh membawa anda jauh dengan menyimpan rekod yang baik.
Dokumen kertas asal harus disimpan dengan buku panduan di mana anda mencatat transaksi. Sebagai sandaran, jika berlaku kebakaran atau bencana lain, setiap dokumen sumber harus diimbas ke dalam fail komputer yang betul dan disimpan pada pemacu kilat.
04 - EFT dan Pembayaran Perniagaan Anda
Teknologi mengubah cara kami mengendalikan perniagaan kami. Daripada menulis cek kertas untuk urus niaga, kami sering menggunakan kad kredit atau kad debit atau pemindahan dana elektronik (EFT) untuk membayar bil. Bagaimanakah kita memastikan bahawa kita mempunyai dokumen sumber yang sesuai untuk IRS dalam keadaan ini?
Jika anda menggunakan kad EFT atau kad kredit / debit, gunakan penyata kewangan yang dikeluarkan oleh bank anda sebagai dokumen sumber. Untuk EFT, pernyataan itu mesti menunjukkan perkara berikut: jumlah yang dipindahkan, nama penerima pembayaran, dan tarikh pemindahan telah diposkan ke akaun oleh institusi kewangan. Untuk kad kredit / debit, pernyataan mesti menunjukkan perkara berikut: jumlah yang dikenakan, nama penerima bayaran, tarikh transaksi.
Bukti pembayaran sendiri tidak semestinya bermaksud anda berhak mendapat potongan cukai. Simpan slip kad kredit dan invois untuk membuktikan tuntutan anda kepada potongan.
05 - Ringkasan Pendapatan dan Pengeluaran Tunai Harian dan Bulanan
Resit tunai harian dan bulanan anda dan lembaran kerja pencairan tunai bernilai beratnya dalam emas. Apa-apa sahaja yang anda terlepas dalam buku panduan dan jurnal perakaunan anda, mungkin anda dapat menemuinya di sini. Sekali lagi, anda memerlukan dokumentasi sumber. Pengeluaran seperti perbelanjaan untuk perkhidmatan telefon dan internet dan perbelanjaan trak / auto boleh diambil di sini sebagai potongan cukai yang mungkin.
06 - Perhatikan Dana Tunai Kecil Anda
Sebarang transaksi yang dibuat daripada dana tunai kecil mesti dianggap sebagai pengeluaran tunai dengan dokumen sumber. Ada yang boleh ditolak cukai .
07 - Potongan Cukai Gaji Pekerja
Pengurangan cukai gaji pekerja adalah rumit. Panduan cukai biasanya memberi tumpuan kepada cukai peribadi, tetapi artikel ini merangkum implikasi cukai cukai perniagaan pekerja. Simpan rekod yang luar biasa baik untuk pekerja anda.
08 - Berapa Lamakah Anda Simpan Rekod Cukai Anda?
Menurut Kod Cukai Hasil Dalam Negeri, anda mesti menyimpan rekod anda selagi mereka mungkin diperlukan untuk pentadbiran mana-mana bahagian kod cukai.
Jika anda mempunyai pekerja, anda mesti menyimpan rekod mereka tempoh tidak kurang dari 4 tahun. Untuk menjadi selamat, pastikan rekod pekerja tempoh tidak kurang dari 7 tahun. Sekiranya anda mempunyai cukai, simpan rekod anda selama tidak kurang dari 3 tahun. Sekiranya anda memiliki harta, simpan rekod anda sehingga tempoh batasan tamat untuk tahun di mana anda melupuskan harta itu dalam pelupusan yang boleh dikenakan cukai. Jika anda tidak melaporkan pendapatan anda harus melaporkan dan lebih daripada 25% daripada pendapatan kasar ke atas penyata cukai, menyimpan rekod anda selama 6 tahun.