Setiap tahun, majikan dikehendaki menghantar laporan kepada pekerja yang menunjukkan jumlah upah dan potongan mereka, jadi pekerja boleh memasukkan maklumat mengenai pulangan cukai pendapatan mereka. Laporan tersebut juga harus difailkan dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial. Laporan ini adalah borang W-2.
Sebelum anda mempersiapkan dan menghantar borang W-2 kepada pekerja dan Pentadbiran Keselamatan Sosial, ikuti langkah-langkah ini untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
01 - Pastikan Anda Mempunyai Pekerja yang Dikenal dengan Benar sebagai Pekerja
Seorang pekerja adalah pekerja yang melakukan kerja ke arah majikan. Secara umum, sesiapa yang melakukan perkhidmatan untuk organisasi adalah pekerja jika organisasi dapat mengawal apa yang akan dilakukan dan bagaimana ia akan dilakukan.
Sebaliknya, kontraktor bebas adalah individu atau perniagaan yang menyediakan perkhidmatan kepada individu atau perniagaan lain. Kontraktor bebas adalah entiti perniagaan yang berasingan dan tidak dianggap pekerja. Beberapa contoh kontraktor bebas ialah perunding, ejen, atau broker. Kerja-kerja kontraktor bebas sering bersampingan atau tidak penting untuk perniagaan; contohnya, perkhidmatan pembersihan, pemproses gaji, atau perkhidmatan IT.
Baca lebih lanjut mengenai mengklasifikasikan pekerja sebagai pekerja atau kontraktor bebas , dan berunding dengan peguam pekerjaan untuk mendapatkan bantuan.
02 - Semak Pengagihan dan Tarikh Filing untuk Tahun Semasa
Dua langkah terlibat dalam proses W-2. Langkah pertama adalah mengedarkan borang W-2 kepada pekerja. Langkah kedua ialah memfailkan borang ini dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial. (SSA)
Tarikh akhir bagi pengedaran kepada pekerja dan pemfailan dengan SSA adalah pada 31 Januari tahun berikutnya. Ini adalah tarikh akhir yang lebih awal untuk pemfailan SSA telah ditubuhkan untuk membantu mengelakkan penipuan cukai. Baca lebih lanjut tentang tarikh akhir W-2 dan 1099.
Pastikan anda memberi pekerja bentuk mereka pada awal bulan Januari, jadi mereka mempunyai masa untuk meninjau mereka, untuk mengelakkan kesalahan.
03 - Semak Borang W-4 Pekerja
Majikan dikehendaki mempunyai borang W-4 pada fail untuk semua pekerja pada setiap masa. Borang W-4 termasuk maklumat yang diperlukan untuk menentukan jumlah penahanan cukai pendapatan persekutuan pekerja, menggunakan status perkahwinan, jumlah tanggungan, dan jumlah tambahan yang akan ditahan.
Borang W-4 mesti disiapkan pada waktu sewa dan pada bila-bila masa pekerja ingin membuat perubahan. Pekerja harus menukar borang W-4 jika maklumat peribadi pekerja (termasuk status perkahwinan dan jumlah tanggungan) berubah atau jika alamat pekerja berubah. Pekerja juga boleh menukar borang W-4 pada bila-bila masa untuk mengubah jumlah pegangan.
Setiap tahun sebelum akhir tahun, majikan harus meminta semua pekerja untuk mengkaji semula borang W-4 untuk memastikan maklumat peribadi adalah tepat.
Memastikan pekerja mempunyai maklumat yang tepat dan terkini mengenai Borang W-4 akan membantu anda menyediakan dan mengedarkan borang W-2.
04 - Mengumpul Maklumat Payroll untuk Borang W-2
Pertama, anda memerlukan beberapa maklumat asas tentang syarikat anda untuk semua bentuk W-2:
- Nombor ID majikan syarikat anda
- Nama, alamat, dan kod pos perniagaan
- Dan nombor pengenalan cukai syarikat anda
Kemudian, anda perlu mengumpulkan maklumat mengenai setiap pekerja, maklumat peribadi dan maklumat gaji:
- Nama pekerja dan alamat dan nombor keselamatan sosial atau nombor ID cukai lain
- Jumlah yang dibayar kepada pekerja tersebut: jumlah upah, petua, dan pampasan lain
- Jumlah cukai pendapatan persekutuan ditahan
- Upah keselamatan sosial (sehingga jumlah maksimum Jaminan Sosial untuk tahun ini)
- Upah dan tips Medicare dan cukai Medicare ditahan, termasuk cukai Medicare tambahan untuk pekerja berpendapatan tinggi.
- Petua pekerja yang diperuntukkan yang dibayar
- Manfaat penjagaan bergantung, dibayar, dan manfaat lain dikenakan cukai kepada pekerja
- Bagi setiap negeri di mana pekerja bekerja, gaji dan tip kerajaan dibayar dan cukai pendapatan negeri ditahan
- Upah tempatan dan tip yang dibayar dan cukai pendapatan tempatan ditahan.
05 - Kajian Pemprosesan W-2 - Bagaimana W-2 akan dihasilkan?
Jika syarikat anda baru dalam pemprosesan gaji, atau jika keadaan gaji anda telah berubah baru-baru ini, adalah idea yang baik untuk mengkaji proses mencari, melengkapkan, dan mengedarkan laporan akhir tahun kepada pekerja. Anda boleh mendapatkan borang W-2 dari kedai bekalan pejabat, CPA anda, dari perisian cukai atau perakaunan, atau dari IRS.
Nota: Anda tidak boleh memuat turun borang W-2 dari IRS atau di tempat lain di Internet. Salinan A bentuk W-2 adalah dalam warna tertentu dakwat merah dan tidak boleh diduplikasi. Anda mesti memfailkan borang IRS khusus Salinan A dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial (ini adalah salinan yang anda simpan dan fail dengan Keselamatan Sosial pada akhir bulan Februari).
Berikut adalah beberapa pilihan untuk menyediakan borang W-2:
- Menggunakan perisian perakaunan . Jika anda hanya mempunyai beberapa pekerja dan anda menggunakan perisian perakaunan, anda mungkin boleh membeli tambahan untuk menyediakan borang W-2 menggunakan perisian ini.
- Menggunakan perisian penyediaan cukai. Jika anda menggunakan salah satu program perisian penyediaan cukai biasa, sama ada dalam talian atau dalam versi desktop, dan anda telah membeli versi perniagaan perisian ini, semak untuk melihat apakah pemprosesan W-2 dimasukkan. Shirley Elmblad, Panduan Perisian Kewangan, mempunyai artikel mengenai ulasan perisian cukai
- Menggunakan borang W-2 yang dibeli . Syarikat-syarikat bekalan pejabat utama mempunyai bentuk W-2 yang telah dicetak untuk digunakan dengan perisian pada CD yang membolehkan anda memasukkan maklumat untuk borang ini secara manual dan mencetaknya pada pencetak anda.
Kaedah yang anda gunakan untuk melengkapkan dan mencetak borang W-2 juga harus mempunyai borang penghantaran W-3 .
06 - Putuskan Cara Mengedarkan Borang W-2 kepada Pekerja
Sebaik sahaja anda telah mencipta borang W-2, keputusan anda seterusnya adalah bagaimana untuk mengedarkannya kepada pekerja. Ingat bahawa tarikh akhir pengedaran borang W-2 kepada pekerja adalah 31 Januari tahun berikutan tahun cukai. Sebagai contoh, majikan yang dikehendaki untuk mengagihkan 2016 tahun cukai W-2 sehingga 31 Januari 2017, untuk mengedarkannya.
Anda mempunyai dua pilihan untuk mengedarkan borang W-2 yang dicetak kepada pekerja: sama ada menghantarnya atau mengedarkannya kepada pekerja secara peribadi. Sekiranya pekerja mengambil borang W-2 mereka secara peribadi, anda mungkin ingin menandatangani borang pekerja itu untuk mengelakkan pertanyaan mengenai sama ada ini dilakukan.
07 - Periksa Kesilapan Sebelum Anda Hantar Borang W-2 kepada Pekerja
Untuk meminimumkan isu dan perlu menghantar semula borang W-2, semak borang W-2 untuk kesilapan, menggunakan senarai semak ini. Kesalahan biasa W-2 termasuk menggunakan borang tahun yang salah, gagal memasukkan maklumat, meletakkan maklumat di dalam kotak yang salah, dan gagal menghentikan pegangan Keselamatan Sosial maksimal.
08 - Mengendalikan permintaan pekerja untuk mendayakan Borang W-2
Pekerja sering mengelirukan atau kehilangan borang W-2 dan mereka boleh datang ke jabatan gaji anda meminta salinan salinan Borang W-2 mereka. Sebelum anda mengedarkan borang W-2, pertimbangkan bagaimana anda akan berurusan dengan permintaan ini:
- Sekiranya anda telah mencetak borang secara dalaman, anda boleh mencetak semula borang W-2 dan memberikan atau menghantarnya kepada pekerja.
- Sekiranya borang itu disediakan oleh perkhidmatan gaji luar, mereka mungkin mengenakan bayaran untuk kos mencetak semula dan menghantar borang. Anda mungkin mahu mengecaj pekerja untuk borang pendua pertama, atau pendua kedua dalam setahun (ia berlaku!).
Apa pun yang anda memutuskan, adalah idea yang baik untuk menyampaikan dasar anda mengenai bentuk pendua kepada pekerja. Mempunyai caj untuk bentuk pendua mungkin kelihatan melampau, tetapi ia mungkin mengurangkan jumlah borang yang hilang yang perlu anda hadapi.
09 - Filing Borang W-2 dan W-3 dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial
Setelah anda memutuskan bagaimana untuk mempersiapkan borang W-2 dan telah mengedarkan borang-borang ini kepada pekerja (pada 31 Januari tahun berikut tahun cukai), keputusan berikutnya adalah untuk menentukan cara untuk memfailkan borang-borang ini dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial (SSA) .
Semua borang W-2 mesti difailkan dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial, bersama-sama dengan borang transmisi W-3 . Dua pilihan untuk menyerahkan borang ini:
- Anda boleh memfailkan dalam talian di bahagian Perkhidmatan Perniagaan Online laman web Keselamatan Sosial. Anda perlu mendaftar terlebih dahulu, kemudian lengkapkan borang yang sesuai dalam talian. Jika anda memfailkan dalam talian dengan BSO, anda tidak perlu menyertakan borang W-3.
- Anda juga boleh mel melampirkan borang W-2 bersama-sama dengan Borang W-3 ke Pentadbiran Keselamatan Sosial.
Berikut adalah maklumat lanjut mengenai cara menyediakan borang W-3 .
10 - Semak Peraturan Negeri untuk Pembahagian Borang W-2
Apabila anda melengkapkan borang W-2 untuk pekerja, satu bahagian dari borang itu (Salinan 1) ditetapkan untuk dihantar ke negeri tempat pekerja bekerja. Sekiranya pekerja bekerja di lebih daripada satu negeri, anda perlu menghantar satu salinan borang W-2 ke setiap negeri.
Setiap negeri mempunyai keperluan yang berlainan untuk penyerahan borang W-2 dan sebarang bentuk penghantaran. Semak dengan pihak berkuasa cukai negeri atau jabatan hasil negeri anda untuk mengetahui keperluan negara.
UPDATE: Banyak negara mematuhi tarikh akhir Januari 31 yang baru untuk memfailkan W-2 dengan SSA.
Baca lebih lanjut mengenai cukai gaji negeri.